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Soluções e Case Studies

Soluções

Conformidade com GDPR e o Email Archiving

Com a implementação na Europa do Regulamento Geral de Proteção de Dados – RGPD (General Data Protection Regulation – GDPR), a MailStore atualizou o seu Software de arquivo de email para garantir uma conformidade mais ampla.

Tenha padrões de arquivo de email profissional

Cada vez mais as empresas lidam com desafios em relação às políticas de conformidade, HIFA e FERPA nos Estados Unidos e GDPR na União Europeia. Em 25 de maio de 2018, o Regulamento Geral de Proteção de Dados. Com a Mailstore Server pode contar com apoio a certos requisitos do GDPR/RGPD. O Software cria cópias de todos os emails em um arquivo geral de e-mail central de forma a garantir segurança e disponibilidade de dados nos próximos anos. O Mailstore Server foi inspecionado por um auditor de IT independente que declarou que o Mailstore Server é oficialmente certificado pelo GRPR. Os e-mails são arquivados com compatibilidade com MIME, a norma de e-mail definida no RFC 2045 e seus sucessores. Isto ajuda a cumprir requisitos de conformidade e assegura que os dados podem ser utilizados fora do MailStore.

Políticas de Retenção

Os responsáveis pela administração podem configurar políticas de armazenamento detalhadas, permitindo-lhes manter o controle total sobre os prazos durante os quais diferentes tipos de e-mails são mantidos. Podem especificar-se e quando os e-mails devem ser removidos automaticamente do armazenamento, cumprindo assim os diferentes prazos de retenção que podem ser exigidos por normas regulamentares. Essas políticas ajudam os clientes a atender às suas obrigações conforme o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (RGPD).

Case Study

Indianapolis International Airport

Neste caso de sucesso, Richard Edwards, IT Infrastructure & Security Manager no Indianapolis International Airport, explica o porquê do aeroporto ter optado por substituir a solução de arquivo de email (que tinham há mais de 10 anos) para o MailStore Server.Inaugurado em 1931, o Indianapolis International Airport é o maior aeroporto do estado norte-americano e o segundo mais movimentado do mundo para os aviões da empresa de logística FedEx. Desde sempre a empresa utilizava uma solução de arquivo de email, que se acabou por revelar cara, complicada e pouco fidedigna. Por estas razões, e depois de um período intensivo de avaliação, em 2011 foi tomada a decisão de investir numa nova solução: no MailStore Server. Segundo Richard, as razões prenderam-se com o baixo custo de aquisição, os requisitos de sistema, a utilização intuitiva e a integração perfeita na infraestrutura já existente. Além disso, durante este processo a empresa foi acompanhada por uma equipa altamente qualificada, de resposta rápida e com uma documentação feita a pensar em cada fase de teste.

Melhorias aplicadas

Depois desta solução ter sido implementada, os emails, que tinham sido acumulados durante os últimos anos foram extraídos dos ficheiros PST, tendo sido trocados para um arquivo central de email para reduzir permanentemente a dependência deste tipo de ficheiros. Dependendo do grupo de utilizadores, as regras de eliminição pré-definidas removeram do servidor os emails previamente arquivados pós 60 a 120 dias (sendo possível recuperá-los). As quotas das caixas de correio eletrónico podem assim ser eliminadas e os processos de backup e restore otimizados.

Abordagem estratégica

Entretanto, o aeroporto reviu a sua abordagem estratégica, tendo passado a apostar no journaling. Para evitar a perda de dados e assegurar que os requisitos legais, que regem a disponibilidade e segurança dos dados chave da empresa, eram respeitados, seja nas entradas ou saídas de emails, estes passaram a ser arquivados no servidor.

Opções de pesquisa para utilizadores

Com o MailServer, os utilizadores possuem funções de pesquisa disponíveis através de MailStore Client, add-in MailStore Outlook e MailStore Web Access. Estas opções fornecem aos utilizadores opções de pesquisa rápida de conteúdo para que qualquer email e ficheiro anexado.